“氣相色譜儀”是檢測食物農殘和工廠排放時經常用到的儀器,山東滕州的智恒分析儀器就是一家生產“氣相色譜儀”的小工廠。
與中國 400 萬家中小微工廠一樣,人力有限,老板就得身兼數職:不僅要跑業務,還得盯生產、保交期。
“數字工廠”這樣高大上的詞匯,似乎與沒有預算的小廠無緣。
但是智恒分析儀器的總經理何坤,發現他們廠里一直用來打卡的企業微信上多了一個新功能——智能表格。變革的齒輪開始轉動,不會代碼的他,用智能表格一步步搭起了訂單、生產和質檢系統,不僅提升了生產效率,還讓產品更為優質穩定,贏得了更多客戶信賴。
“我們小工廠每一天都是在和訂單打交道,有訂單、有收入,才能有工資發出來給工人。一旦沒能準時交付,收不到尾款,這個月就會特別緊張?!?br style="max-width: 100%; box-sizing: border-box !important; overflow-wrap: break-word !important;"/>
為了確保交付準時,日常的生產排班,何坤總是親自上陣。“拿下了一個新訂單,我就在車間里‘吆喝’一下,工人聽到了再開始備料、生產、組裝。有了新單子,我就再去‘吆喝’一次。”有時候,晚接到的訂單反而要更早出貨,何坤就得重新安排生產的先后順序。
原先訂單不多時,何坤靠腦子去記就安排得過來。但是一旦單子多了,每天要生產哪單、哪一天是交付時間,就很容易記混,經常臨近發貨才想起來倉促排產,導致不能準時交付。
為了解決這個問題,何坤考慮過購買專業的訂單管理軟件,但一問價就是20萬起,對小工廠而言是一筆不小的支出,“而且萬一沒什么效果,就全打水漂了?!钡珎鹘y的Excel表格,記錄起來也很麻煩,還得把格式不一的訂單匯總起來,更是費時費力。
有沒有又便宜、用起來又趁手的工具呢?何坤嘗試了企業微信的智能表格,發現只要簡單幾步,就能搭建起來一個清晰易懂的訂單系統,把管理生產排期變得非常容易。
首先,同時處理多個訂單,能靈活調整排期 。
以往訂單一多,不同客戶的交貨時間、交付品種等信息就很容易混淆。但是在智能表格里,可以一鍵生成一張生產排期表:每個訂單什么時候開始生產、哪一天發貨,都看得清清楚楚;點進去還能看到產品品種、數量、發貨地等更詳細的信息。何坤不用再靠腦子硬記,訂單多了也不會越忙越亂。
這個表其實就是甘特圖效果,市面上很多甘特圖軟件要付費,但智能表格可以免費實現。做起來也很簡單,只要填入這筆訂單的下單和發貨時間,就能用智能表格的“甘特視圖”功能一鍵生成。如果客戶突然要求更早發貨,也不需要再去修改表格中的數據,只要在甘特視圖上直接拖動,就能靈活調整生產計劃,確保高效生產、準時交付。
其次,跑到新訂單,手機就能登記,及時安排生產。
除了何坤自己奔波找客戶,智恒廠里還有四個業務員平日在外找單子。以前來了新訂單,業務員就打個電話說一聲,但何坤一般也在忙,不能及時更新到生產排期表里。如果等業務員有電腦了再登記訂單,不僅好幾天都過去了,還很容易導致訂單信息錯漏。
用上智能表格后,這個問題就解決了,因為智能表格在手機上就能填。只要生成一張表單,業務員在手機上就像填問卷一樣方便,每次簽完一個新訂單,順手就能把客戶信息、發貨和付款日期這些內容,清晰無誤地更新到訂單系統上,何坤立刻就能收到通知、安排生產。
“以前我總是什么都想著管,不僅自己累,而且越管越糊涂?,F在很多事情交給智能表格自動去做,反而生產效率提高了,真的是事半功倍。”
質檢工作是保障產品質量的重中之重。所以何坤一直要求工人在組裝成品前,先將關鍵的元部件逐個檢查,登記好質檢信息再組裝。
但是,質檢很容易淪為形式主義,這也是不少小廠都會碰到的共同問題:很多工人忙起來,就會跳過這一檢驗環節,下班前直接在質檢表上一次性簽字打勾,來應付領導的檢查。
有一次,何坤出差一回來就處理了一個客戶投訴,原來是一個探頭零件導致的故障。如果組裝前的零件質檢做到位了,完全可以規避這個問題。但何坤去檢查生產當天的質檢表,卻發現打的都是對勾?!斑@讓我明白,只檢查紙上的結果是沒用的,而是要把執行的過程管起來?!?
如果在大工廠,通常會再安排一個巡檢人員專門負責這一件事。但小工廠的人手很有限,怎么才能把這件事管起來呢?
何坤發現,管住漏洞的關鍵就是要解決一個問題:防止工人在質檢的時間上作弊。而這一點智能表格就能實現,不需要再找人專門監督。因為智能表格可以自動記錄填表的時間,這是系統自動生成的,工人就沒法篡改。這就要求工人必須在規定時間拍照上傳質檢結果,一旦跳過,就會對不上時間。
用流程代替自覺,不僅保障了產品的質量,出廠后返修的頻次大大降低,還有效節約了組裝后重新拆檢的工時。每次檢測完,工人只要掃描質檢表的二維碼,拍一張照片,選擇好型號,再勾選檢測的結果就行了?!岸嗔艘坏罊z查工序,但減少了很多返工,生產效率反而提升了?!?
而如此高的質檢標準與規范化的流程,還為智恒贏得了更多客戶的信賴與選擇。
為了穩定的訂單與利潤,何坤主動接下了大學、科研機構的訂制需求——這樣的單子,要求高、有門檻,不用卷低價。
但是,高門檻的科研機構的訂單,對生產的規范性也有很高的要求,比如智恒的新產品涉及到了放射性物質NI-63,工廠必須上報環保局進行審批,并且生產中要持續更新巡檢日志。“客戶選擇我們的時候,心里就會打鼓,我們廠的規模這么小,能不能經得起這些合規的檢查。”
為了確保巡檢日志的填寫準時、規范,何坤很快就用智能表格搭建了一套巡檢系統。這套系統可以每天自動提醒工人巡檢,如果工人沒有按時完成,系統就會自動將何坤和工人拉到一個群里提醒他關注。而配置的方法也很簡單,在智能表格里有一個叫做「自動化」的功能,在這里就可以設置自動提醒、自動拉群的條件和時間。
在與客戶溝通時,何坤直接在智能表格中調取了近一年來的質檢記錄,沒有一天遺漏,每一條的負責人、記錄時間都清清楚楚、無法修改。“我們安全、規范生產的每一天,都成為了我們在客戶面前的說服力?!?/strong>
憑借著過硬的質量和規范化的生產流程,智恒在客戶中立住了好口碑。如今,智恒研發的氣相色譜儀,已經成功走進了中科院、國科大、中國礦大等多所高等學府及科研機構。
每一家精打細算的小工廠,都不容易。在客戶眼里,一家優秀的小工廠不僅生產敏捷,而且性價比高,但這些都離不開工廠經營者的負重前行、忙里忙外。
在智恒的故事里,我們看到了中國小微工廠的韌性,更看見了經營者的智慧:用低成本的數字化工具,幫工廠抓好生產、贏得好口碑,更為經營者減負,讓智恒能走得更遠。希望他們的好方法,能被更多人看見。